Система управления закупками для компании (предприятия)

Ваша компания часто или периодически закупает материалы или услуги? У вас более сотни поставщиков, данные о которых все еще хранятся в бумажных папках? Вы хотите иметь возможность выбирать лучший вариант поставок материалов (услуг), в том числе и по цене, и при этом избежать дальнейших споров и претензий? Тогда система автоматизации закупок — отличное решение.

Разработанная в сотрудничестве с Валерием Тормышевым (http://offis5.ru/ ) электронная торговая площадка по закупкам, которая способна освободить от рутины отдел снабжения как небольшой компании, так и более крупной.

Какой функционал есть у системы

Торговая площадка обеспечивает проведение закупок необходимых ТМЦ путем проведения аукционов.

Торговая площадка имеет несколько кабинетов — кабинет администратора системы, кабинет сотрудника компании, делающей закупки, кабинет директора, осуществляющего надзор за проведением торгов, и кабинет поставщика.

электронные площадки для торговКабинет администратора позволяет:

  • проводить авторизацию,
  • управлять поставщиками и пользователями,
  • настраивать каждому пользователю компании в отдельности получение уведомлений (почтовые рассылки, см. описание далее),
  • работать с тендерами (см. описание далее).
  • получать отчеты по работе площадки,
  • размещать рекламу,
  • настраивать коэффициенты оценки предложения,
  • просматривать список заявок,
  • просматривать каждую заявку и предложения к ней,
  • управлять содержимым текстовых страниц площадки (если такие будут),
  • настраивать шаблоны почтовых уведомлений,
  • работать со страницей помощи в виде Вопрос/Ответ,
  • выгружать отчеты по каждому проведенному тендеру в формате .xlsx,
  • управлять классификатором товаров и услуг.

Кабинет поставщика позволяет:

  • проводить авторизацию пользователей,
  • для руководителя компании (РОП) формировать список сотрудников, имеющих доступ к площадке, управлять их настройками и уведомлениями,
  • просматривать список выставленных заявок (id заявки, срок завершения торгов, название — суть заявки, сколько уже есть предложений, лучшая оценка и предложенная цена для лучшей заявки по оценке),
  • фильтровать список заявок по категории закупок, новым заявкам, с выставленными предложениями;
  • просматривать условия заявки (состав ТМЦ, условия поставки, разгрузки, оплаты и пр.),
  • делать свои предложения к заявкам, в том числе повторные с улучшением предложения,
  • отвечать на комментарий покупателя (переписка с покупателем),
  • просматривать историю своих предложений по каждой заявке,
  • просматривать архивные заявки, где он делал предложения,
  • оформлять подписку на нужную категорию для получения писем на зарегистрированный email с оповещением о старте торгов в этой категории.

Как видите, здесь заложена автоматизация отдела закупок по работе с поставщиками. Малые закупки предприятия, планирование тендеров на будущее, взаимодействие и рассмотрение сразу нескольких предложений.

Управление закупками на электронной торговой площадке

Итак, управление закупками происходит в части функционала системы торговой площадки “Тендеры” (они же — лоты, заявки).

  1. Тендеры подразделяются на: Активные, Готовящиеся, В обработке, В архиве и + Добавить тендер.
  • Добавить тендер включает в себя следующие поля:
  • дату старта и окончания торгов, статус (заполнение, опубликован), выпадающий список выбора нужной категории по которой проводится тендерная закупка; кнопка для вывода списка поставщиков, которые получат приглашение участвовать в торгах; наименование тендера; основное поле описания заявки (лота); дополнительные поля, добавляемые и заполняемые администратором (сотрудником компании) и поставщиком, исходя из содержания конкретной закупки (например, файлы счета, условия оплаты, отдельные условия доставки, комплектация и так далее).

Ниже можно увидеть скрины.система электронных торгов

оформление тендера в системе торгов

  1. Статус “Готовящиеся” предназначен для заполнения тендеров, но с отложенным активированием. система управления закупками
  2. В статус “В обработке” автоматически переходят тендеры из “Активные”, в которых закончилось время приема предложений. Тут сотрудник рассматривает поданные предложения и выбирает лучшее, либо принимает решение о переторговке.
  3. Статус “В архиве” — все тендеры, по которым были проведены торги и выбран победитель.

управление закупкамиНа каждом статусе есть кнопки, позволяющие переносить тендер из одного статуса в другой.

Архивные тендеры можно копировать, если данные по лоту аналогичные новому. При этом все ранее поданные заявки остаются с прежним тендером: копируется только описание, категория.

Обращаю внимание! Данная система торговой площадки разработана для торгов в одностороннем порядке, то есть единственная компания проводит закупки у множества поставщиков для осуществления своей деятельности. Купли-продажи — нет.

Почтовые уведомления

Важная составляющая при проведении полноценных торгов. Для привлечения как можно большего числа зарегистрированных поставщиков к участию в новых торгах.

А так же: см. скрин, для каждого письма отдельное окно редактирования.

отправка уведомлений о начале торговКроме этого в системе закупок реализована общая почтовая рассылка по всем поставщикам либо по отдельным выбираемым категориям, к которым относятся поставщики.

Регистрация поставщика

Ответственный этап, поэтому все заполняемые поля сделаны обязательными, в том числе для загружаемых документов поставщика. Чтобы сотрудник компании (руководитель отдела снабжения или менеджер, ответственный за закупки), мог видеть реальность поставщика, сверить предоставленные им данные. Что в дальнейшем поможет уменьшить риск заключения договора с недобросовестным поставщиком.

данные сотрудника поставщика для участия в электронных торгах данные компании поставщикаСистема управления закупками для компании (предприятия)Описание будет добавляться.

Если вас интересует покупка данной системы, то пишите мне через контакты.

  • Возможно расширение и добавление функционала под ваши задачи.
  • Разработка индивидуального дизайна.
  • Установка и обучение в работе.
  • Поддержка.

Сейчас бизнес развивается быстрыми темпами, и прошлые варианты взаимодействия с поставщиками часто замедляют процесс работ. А если у компании несколько направлений деятельности плюс стартуют новые проекты, то от быстроты заключенных контрактов, от качества предоставленных поставщиком материалов или услуг, а также от совокупной стоимости вложений в проект, зависит стабильность работы компании.